Kennst du das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein – und trotzdem nichts wirklich Relevantes geschafft zu haben? Dann ist dieser Artikel für dich.
Denn: Nicht alles, was wir tun, ist gleich wichtig. Und nicht jeder Einsatz bringt den gleichen Ertrag. Genau hier setzt das 80/20-Prinzip an – ein Denkmodell, das Dir helfen kann, deine Zeit, Energie und Ressourcen gezielter und wirksamer einzusetzen.

Der Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto entdeckte 1897, dass etwa 80 % des Vermögens nur ca. 20 % der Bevölkerung gehört. Daraus folgte das nach ihm benannte Pareto- oder 80/20-Prinzip (er selbst hat dafür übrigens nie die Bezeichnung „80/20-Prinzip“ genutzt). Dieses Muster – ein kleiner Teil verursacht den Großteil des Ergebnisses – fand sich auch in anderen Lebensbereichen wie beispielsweise dem Projekt- oder Zeitmanagement wieder. In diesem Kontext besagt das Paretoprinzip, dass oftmals 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwandes erreicht wird.

Ich habe schon früh in meiner beruflichen Laufbahn gelernt, dass für viele Aufgaben ein erstes solides Ergebnis – also 80 % Qualität – schon nach kurzer Zeit – also 20 % der Zeit – erreicht werden kann und oftmals völlig ausreichend ist. Das spart Zeit, vermeidet Perfektionismus und ermöglicht schnellere Fortschritte. Um das zu erreichen stelle ich mir oft die Fragen, welche im Abschnitt „Task Batching“ im Artikel Time-Blocking und Task-Batching zu finden sind.

Iteratives Arbeiten hat sich dabei besonders bewährt: Man liefert ein erstes Ergebnis ab, holt sich ggf. Feedback ein und gehe dann in eine nächste Runde – statt alles auf einmal perfekt machen zu wollen. Das spart nicht nur Zeit, sondern führt oft zu besseren Ergebnissen. Mit diesem iterativen Ansatz kann man sichergehen, den größten Nutzen mit möglichst geringem Aufwand zu erzielen.

Aber das 80/20-Prinzip hat noch eine weitere wichtige Dimension!
In einem vollgepackten Alltag erledigen wir oft Dinge, weil sie gerade anstehen – nicht, weil sie wirklich wichtig sind. Manche Aufgaben machen Spaß, andere geben uns ein Gefühl von Kontrolle oder Produktivität. Oder wir erledigen sie für Menschen, die uns wichtig sind. Manchmal kann es auch sein, dass eine Ungewissheit dahinter steckt, ob diese bestimmte Sache in der Zukunft vielleicht doch wichtig sein könnte. Dabei verwechseln wir oft Beschäftigt-sein mit Wirksamkeit.
Aber: nur ein Teil unserer täglichen Aufgaben haben einen nennenswerten Impact oder Benefit.

Nur ein Teil unserer täglichen Aufgaben
haben einen nennenswerten Impact oder Benefit.

Was damit gemeint ist, ist dass nur ein kleiner Teil unserer täglichen Aufgaben wirklich dazu beiträgt, unsere Ziele zu erreichen. Der Rest hält uns beschäftigt, aber nicht unbedingt wirksam.

Das heißt natürlich nicht, dass man alle anderen ignorieren soll oder gar muss. Aber es lohnt sich, gezielt nach diesen „entscheidenden 20 %“ zu suchen!

Besonders beim Erreichen eines größeren Zieles – sei es auch nur für den Tag, aber besonders für ein großes Ziel für das aktuelle Jahr – kann es sein, dass die vielen kleinen Aufgaben uns das Ziel aus den Augen verlieren lassen und uns damit sogar an unserem Vorankommen hindern. Es kann also erfolgversprechender sein, sich die Frage zu stellen, was die ca. 20 % wichtigen Aufgaben mit großem Impact sind und uns darauf konzentrieren. Wenn man auf diese Weise seine endliche Zeit und Energie auf die wichtigsten Themen fokussiert, kann man mitunter viel mehr und stressfreier erreichen.

Das von Pareto beschriebene Verhältnis fand sich auch in anderen Bereichen.
Hier noch zwei typische Beispiele:

• Produkte: Oft kommen 80 % des Umsatzes eines Unternehmens von nur 20 % der Produkte. Wer sein Portfolio optimieren will, sollte genau dort ansetzen.
• Kunden: Manche Kunden bringen viel Umsatz bei wenig Aufwand – andere genau das Gegenteil. Wer die „Lieblingskunden“ identifiziert, kann gezielter ähnliche gewinnen.

Fazit: Weniger tun – aber das Richtige
Das 80/20-Prinzip hilft Dir dabei, den Unterschied zwischen „viel zu tun“ und „wirksam sein“ klarer zu sehen. Es zeigt: Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Nicht jeder Aufwand lohnt sich. Wer regelmäßig fragt, was wirklich zählt, kann mit deutlich weniger Einsatz mehr erreichen – und das entspannter.

Eines der Standardwerke zu dem Thema ist „Das 80/20-Prinzip“ von Richard Koch. Und der Autor war so nett, uns eine Zusammenfassung des Buches – quasi die 80/20 von „80/20“ – auf seinem Blog zur Verfügung zu stellen.

Das Buch selbst ist hier zu finden.