Timeblocking ist eine Technik des Zeitmanagements, bei der man den Tag – oder auch nur bestimmte Teile des Tages – in klar definierte Zeitblöcke aufteilt. Diese Zeitblöcke werden einer spezifischen Aufgabe oder Tätigkeit gewidmet.
Timeblocking hilft dabei, den Fokus zu behalten, Ablenkungen zu minimieren und produktiver zu arbeiten. Auf diese Weise erhalten die Einträge auf der To-do-Liste einen Zeitpunkt, an dem sie angegangen werden.
Dabei soll jede (wichtige) Aufgabe eine feste Zeit im Kalender erhalten. Damit kann ein Stück weit sichergestellt werden, dass man diese Aufgabe auch tatsächlich angeht. Außerdem kann auf diese Weise die Priorisierung wichtiger Dinge erleichtert werden, was Überforderung vorbeugt. Diese Methode wird häufig von viel-beschäftigten Personen genutzt, um Arbeit, Termine und persönliche Zeit in Balance zu halten.
Beispielsweise könnte man sich für einen Vormittag im Büro von 9:00 bis 11:30 Uhr Zeit für fokussierte Arbeit blockieren und von 11:30 bis 12:00 Uhr Zeit für das Sichten von E-Mails einplanen (so es die Position oder Rolle im Unternehmen zulässt). Denkbar wäre auch ein Block nach dem Mittagessen von 13:00 bis 13:30 für Klärungen mit Kolleginnen und Kollegen. Zwischen den Zeiten sollten kurze Pausen eingeplant werden, um die Konzentration aufrechtzuerhalten.
Es wird empfohlen einen, maximal zwei große Blöcke pro Tag für die wichtigsten Themen – also die „Prio 1“-Aufgaben – zu reservieren. Dabei handelt es sich um die ein bis zwei Aufgaben, die man an diesem Tag unbedingt angehen möchte. Um diese beiden Aufgaben zu identifizieren, könnte man sich die Frage stellen, welche zwei Tätigkeiten man am Abend erfüllt haben möchte, die einem das gute Gefühl geben, einen erfolgreichen Tag gehabt zu haben.
Was ist die eine „Prio-1“-Aufgabe für deinen heutigen Tag?
Diese solltest Du am Vormittag erledigen.
Sonst besteht die Gefahr, dass Du von vermeintlich dringenderen Dingen abgelenkt wirst.
Das kann man noch um kleine Blöcke für kleinere alltägliche Aufgaben erweitern. So können auch persönliche Aktivitäten wie Einkauf, Sport oder Zeit mit Familien und Freunden bewusst eingeplant werden, um eine ausgewogene Tagesstruktur zu schaffen.
Kommt einem dann doch einmal etwas dazwischen und man muss umplanen, kann die vorhandene Strukturierung genutzt werden, um die übersprungene Aufgabe doch noch neu zu planen. So kann sichergestellt werden, dass wichtige Themen auch dann noch angegangen werden, wenn doch einmal etwas Dringendes oder Nötiges dazwischengekommen ist.
Als weiterführende Literatur kann ich Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (Affiliate-Link) von Cal Newport empfehlen. Das Buch vermittelt, wie man durch fokussiertes Arbeiten – unterstützt durch Techniken wie Timeblocking – Ergebnisse maximiert und Ablenkungen reduziert werden können.
Auch gibt es von Todoist einen sehr guten Artikel in englischer Sprache zu dem Thema: Deep Work: The Complete Guide (Inc. a Step-By-Step Checklist)
Task Batching ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben gebündelt und in einem Block abgearbeitet werden. Ziel ist es, häufige Kontextwechsel zu vermeiden und so die Produktivität zu steigern.
Durch das Bearbeiten ähnlicher Aufgaben in einer zeitlichen Einheit muss sich das Gehirn nicht ständig auf neue Tätigkeiten umstellen, was die Konzentration fördert und damit Zeit spart.
An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass hiermit sequenzielles Abarbeiten und nicht Multitasking gemeint ist! Die Aufgaben sollen bestenfalls eine nach der anderen abgearbeitet werden, um sich nicht zu verzetteln.
Diese Methode eignet sich besonders für Aufgaben mit einem ähnlichen Ablauf oder Fokus, wie etwa das Bearbeiten von E-Mails oder administrative Tätigkeiten.
Beispielsweise könnte man E-Mail-Kommunikation bündeln, statt ständig auf neue Nachrichten zu reagieren. Plant man dafür ein Zeitfenster vor oder nach der Mittagspause und dann noch eines am Nachmittag zwischen 16:00 und 16:30 Uhr ein, bleibt der Kalender zwischen diesen Zeiten frei für kreative, strategische oder fokussierte Arbeit.
Hat man außerdem das Sichten der E-Mails für später fest geplant, kann man zwischenzeitlich das E-Mail-Programm geschlossen lassen, was der Konzentration für die anderen Zeitblöcke zuträglich ist.
Ich empfehle, sich selbst die folgende Frage zu stellen:
„Wie kann ich diese Aufgabe in 15 Minuten erledigen?“
Oder auch: „Welchen Teil der Aufgabe kann ich in 15 Minuten erledigen?“
Ist das nicht möglich, sollte man sich bei wiederkehrenden Aufgaben fragen, was man dafür tun kann, damit man die Aufgabe das nächste Mal in 15 Minuten oder erledigen kann. Kennt man beispielsweise eine Expertin oder Experten, die/der etwas zu einer Fragestellung sagen kann, statt es selbst recherchieren zu müssen?!?
Hiermit ist nicht gemeint, sämtliche Arbeit auf z. B. die Kolleg:innen abzuwälzen. Dafür haben wir Menschen ein sehr feines Gespür und das wird uns in Zukunft nicht sehr viele Verbündete verschaffen. Vielmehr soll es darum gehen, die verfügbaren Ressourcen clever und kreativ zu nutzen!
Oftmals geht es sogar noch extremer:
„Wie kann ich die Aufgabe in 5 oder sogar 2 Minuten erledigen?“
Im beruflichen Kontext kommt es hin und wieder vor, dass man zu 30-minütigen Meetings eingeladen um „nur kurz über das Problem zu sprechen“.
Bei näherer Betrachtung stellt sich heraus, dass nur eine einzige Information benötigt wird, um die Aufgabe dann autonom lösen zu können. Diese eine Info kann bestens in einer knappen E-Mail abgefragt werden. Und schon ist das Meeting obsolet.
Wenn man betrachtet, dass pro Partei häufig noch eine Kollegin oder Kollege mit dazu eingeladen wird, da es sein könnte, dass das Meeting für diese Person auch interessant sein könnte, ergibt sich daraus sehr schnell ein Gesamtstundenaufwand von zwei Stunden oder mehr.
Ziemlich gute Zeitersparnis für eine dreizeilige E-Mail, oder?!?
(Bezüglich Meetings empfehle ich im übrigen, sich die Frage zu stellen: „Könnte dieses Meeting auch eine E-Mail sein?“
Meetings sollten überhaupt nur stattfinden, um Entscheidungen zu treffen.)
Sehr oft genügt für das Erfüllen der Aufgabe eine erste knappe Info. Diese kann dann – sozusagen als Continuous Improvement – verbessert werden, wenn das Gegenüber noch weitere Details benötigt. Drei Stichpunkte heute sind oftmals viel nützlicher als eine 30-seitige Ausarbeitung in einer Woche!
Asana hat einen guten Artikel zu dem Thema!
Und Timothy Ferriss geht in seinem Buch Die 4-Stunden-Woche (Affiliate-Link) auch auf das Thema Batching ein. Hier gibt es auch einen kurzen Youtube-Clip von ihm zu dem Thema.