Besonders im beruflichen Umfeld ist Outlook eines der am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Microsoft hat mit seinem Leitfaden zu „Bewährten Methoden für Outlook“ eine praxisnahe Sammlung von Best Practices veröffentlicht, mit denen Du Outlook effizienter und strukturierter im Arbeitsalltag nutzen kannst.

In diesem Beitrag fasse ich für Dich die aus meiner Sicht wichtigsten Funktionen und Tipps aus dem Artikel zusammen, die dir helfen, deinen E-Mail-Workflow zu optimieren und den täglichen Umgang mit Nachrichten stress- und ablenkungsfreier zu gestalten. Darüber hinaus teile ich im weiteren Verlauf des Artikels einige meiner persönlichen Outlook-Tricks, mit denen ich meine eigene Produktivität gesteigert habe.

Falls du in einem internationalen Team arbeitest: Der Microsoft-Artikel ist in mehreren Sprachen verfügbar und eignet sich gut zum gemeinsamen Austausch mit Kolleg:innen.

Die Grundprinzipien einer guten Zeitverwaltung
[…]

• Lassen Sie einige Nachrichten an sich vorüberziehen. Verwenden Sie Regeln, um die Nachrichten, die Sie nicht sofort lesen müssen, in ihre eigenen Ordner zu senden. Zum Beispiel Ordner für Projekte oder Kontaktgruppenordner. Sie müssen nicht alle Nachrichten lesen, und bei hohem E-Mail-Aufkommen können Sie wahrscheinlich auch gar nicht jede Nachricht lesen, die an Sie gesendet wird.

Ein wahrlich wertvoller Hinweis, der Prinzipien wie Task-Batching und das 80/20-Prinzip aufgreift: Nicht jede E-Mail erfordert die gleiche Aufmerksamkeit.
Plane bewusst feste Zeitfenster für die Bearbeitung weniger wichtiger Nachrichten ein – beispielsweise gebündelt vor oder nach der Mittagspause. So behältst du wesentliche Themen im Fokus und reduzierst unnötige Unterbrechungen im Arbeitsalltag.

• Verringern Sie die Anzahl der Ordner, in denen Sie E-Mail-Nachrichten manuell ablegen. Verringern Sie den mit der Ablage zusammenhängenden Stress, und setzen Sie auf die Suchfunktion, um Nachrichten zu finden.
• Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten, indem Sie die vier Grundregeln beherzigen. Treffen Sie beim Lesen Ihrer Nachrichten eine der folgenden Entscheidungen:
  • Löschen
  • Erledigen (antworten oder zu Referenzzwecken ablegen)
  • Delegieren (weiterleiten)
  • Zurückstellen (mithilfe von Kategorien und Kennzeichnungen) für einen zweiten Durchgang anhand Ihrer Aufgabenliste
• Reduzieren Sie die Anzahl der Aufgabenlisten. Verwenden Sie nur eine einzige Aufgabeliste und einen einzigen Kalender, um Ihre Arbeit zu verwalten.
• Arbeiten Sie im Stapelverfahren. Verwenden Sie Kategorien, um verwandte Aufgaben zu gruppieren.
  […]
• Prüfen Sie regelmäßig Ihren Kalender und die Aufgabeliste.
  […]

Den Punkte mit der Anzahl unterschiedlicher Ordner kann ich gut nachempfinden, weil ich es selbst auch erlebt habe. Welche Ordner sinnvoll sind, wird im nächsten Abschnitt noch weiter erläutert.

Das beschriebene Vorgehen zur E-Mail-Verarbeitung hilft, den Posteingang schnell abzuarbeiten: Jeder Nachricht wird beim Lesen eine klare Entscheidung zugeordnet – löschen, erledigen, delegieren oder zurückstellen. So lassen sich die meisten E-Mails zügig abschließen.
Ebenso sinnvoll ist das Gruppieren ähnlicher Aufgaben (Task Batching), da es Kontextwechsel reduziert und konzentrierteres Arbeiten ermöglicht.

Die Empfehlung, die Anzahl der Aufgabenlisten zu reduzieren, findet sich ebenso in bekannten Methoden wie Getting Things Done wieder. Eine einzige, verlässliche Aufgabenliste sorgt für Klarheit und verhindert, dass Aufgaben verstreut und übersehen werden.

Entscheidend ist schlussendlich das Vertrauen in das eigene System. Nur wenn Kalender und Aufgabenliste regelmäßig überprüft und aktuell gehalten werden, entsteht das Gefühl, alles im Griff zu haben. Und das fällt mit wenigen Kalendern und Aufgabenlisten deutlich leichter.
Wie regelmäßig? Ich empfehle gerade so häufig, dass man nichts Wichtiges übersieht, aber nicht zu häufig!

Ordner
[…]

• Erstellen Sie im Posteingang einen einzigen Referenzordner für sämtliches Referenzmaterial, auf das Sie sich später möglicherweise beziehen möchten. In diesem Ordner wird nichts automatisch abgelegt (d. h. mit einer Regel). Nennen Sie diesen Ordner 1-Referenz. (Das Hinzufügen von 1- bewirkt, dass dieser Ordner das erste Element unterhalb des Posteingangs ist.) Dieser Ordner wird im Posteingang erstellt, damit Sie den Posteingang reduzieren und damit aus der Ansicht ausblenden können. Legen Sie für diesen Ordner fest, dass er jährlich automatisch archiviert wird. Hinweis: Wenn dieser Ordner zu voll wird (10.000 Elemente oder mehr), kann dies die Geschwindigkeit von Outlook beeinträchtigen, wenn Sie dorthin wechseln.

Die Bezeichnung „Referenz“ findet sich auch in der Getting Things Done Methode. Ich selbst bevorzuge es, den Ordner „1-Ressourcen“ zu nennen, da ich es griffiger finde als „Referenz“ und es besser ersichtlich ist, was sich darin befindet. Und bei mir ist der Ordner nicht unterhalb des Posteingangs, sondern als weiterer Ordner auf der gleiche Ebene wie der Archivordner.

• Erstellen Sie Ordner für karrierebezogene sowie private und persönliche Nachrichten. Mit dem Vorhandensein je eines Ordners für private und karrierebezogene Nachrichten haben Sie die Möglichkeit, nach einer Nachricht zu suchen, während Ihnen jemand über die Schulter blickt und müssen nicht befürchten, dass eine Nachricht mit privatem Inhalt angezeigt wird. Nennen Sie diesen Ordner 2-Privat. Manager können auch einen Ordner für Feedback zu Mitarbeitern anlegen, den sie 3-Management nennen. Legen Sie für diese Ordner fest, dass sie jährlich automatisch archiviert werden.

Wann immer möglich sollte private und berufliche Kommunikation voneinander getrennt sein. Aber falls es sich gar nicht vermeiden lässt, ist das hier beschriebene Vorgehen sicherlich eine gute Option.

• Erstellen Sie eine Reihe von Ordnern für Kontaktgruppennachrichten. Alle Nachrichten, die an Kontaktgruppen gesendet werden (die auch als Listenserver oder Verteilerlisten bezeichnet werden), müssen nicht unbedingt gelesen werden. Diese Ordnergruppe ist ein Repository für alle Kontaktgruppennachrichten, die nicht automatisch an Ihren Posteingang zugestellt werden. Erstellen Sie einen einzigen Ordner der obersten Ebene im Posteingang mit Namen Kontaktgruppen, und erstellen Sie hierin Unterordner für jedes Thema, mit dem die Kontaktgruppen befasst sind. Normalerweise ist ein Ordner pro Kontaktgruppe ausreichend, wenn Sie sich jedoch in mehreren miteinander verbundenen Kontaktgruppen befinden, ist es möglicherweise sinnvoll, alle Nachrichten an den gleichen Ordner zustellen zu lassen. Reduzieren Sie die Kontaktgruppenordner auf oberster Ebene, damit Sie nicht von ungelesenen Nachrichten in den hierin befindlichen Ordner abgelenkt werden.
  Hinweis: Wenn Sie jede Nachricht lesen müssen, die an eine Kontaktgruppe gesendet wird, erstellen Sie hierfür keinen Ordner. Diese Nachrichten sollten direkt an Ihren Posteingang zugestellt werden.

Mit „Kontaktgruppen“ sind hier übrigens Newsletter gemeint.
Ich nutze Newslettermails oft auch als Material, um kurzfristig Informationen für eine Präsentation oder ein Briefing zusammenzutragen. Deshalb empfehle ich, die Newsletter-Ordner unterhalb von „1-Ressourcen“ anzulegen. Auf diese Weise lassen sich die Unterordner einklappen. So wirdman wird nicht dauerhaft dazu verleitet die Inhalte zu lesen, sondern nur dann, wenn man sie tatsächlich benötigt.

Regeln

Die Zielsetzung bei der Organisation von Outlook besteht darin, die Menge an unnötigem „Rauschen“ in Ihrem Posteingang zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass die wichtigsten Elemente ganz oben angezeigt werden. Mit Regeln können Nachrichten basierend auf von Ihnen festgelegten Kriterien in bestimmte Ordner verschoben werden. Anhand dieser Regeln werden die Nachrichten, die in Ihrem Posteingang eingehen, so gefiltert, dass nur die Elemente angezeigt werden, die Sie unbedingt lesen müssen.

Regeln, die auf E-Mails angewendet werden, sind das wichtigste Mittel, um den Posteingang aufgeräumt zu halten und regelmäßig wiederkehrende E-Mails wie Newsletter automatisch in entsprechende Ordner zu verschieben.

Ich möchte gerne eine weitere wie ich finde sehr nützliche Funktion mit Dir teilen: Bedingte Formatierungen. Dabei handelt es sich um meine Geheimwaffe für das Priorisieren von Mails im Posteingang. Meine Geheimwaffe besteht aus den folgenden Regeln „CC-Mails“ „wichtige Mails“ und „VIPs“, die ich hier gerne mit Dir teile.

QuickSteps

QuickSteps bieten die Möglichkeit, mehrere Aktionen mit nur einem Klick auszuführen. Sie sind ein hilfreiches Tool, um den Posteingang sauber zu halten und um ganz allgemein effizienter mit Outlook zu arbeiten. Jedes Mal, wenn Sie feststellen, dass Sie in Outlook wiederholt dieselben Schritte unternehmen, sollten Sie versuchen, einen QuickStep zu erstellen.

Das kann ich voll unterstützen! Ich erlebe immer wieder, dass diese hilfreiche Funktion, mehrere Schritte in einen Button zusammenzuführen, nicht genutzt wird. Im Folgenden sind ein paar Empfehlungen von mir zu finden.
(Ein paar davon wurden aus dem genannten Microsoft-Artikel übernommen.)

• Erledigt: Kennzeichnet die Nachricht als „Gelesen“, Kennzeichnet die Nachricht als „Erledigt“, Verschiebt sie in den Ordner „Archiv“
• Zurückstellen: Kennzeichnet die Nachricht als „Gelesen“, Kennzeichnet Nachrichten als Aufgaben, die heute erledigt werden müssen
• Ressourcen: Kennzeichnet die Nachricht als „Gelesen“, Verschiebt sie in den Ordner „1-Ressourcen“
• Delegieren: Kennzeichnet die Nachricht als „Gelesen“, Erstellt eine Weiterleitung an eine bestimmte Person, Kennzeichnet die Nachricht als „Erledigt“, Verschiebt sie in den Ordner „1-Referenz“

Los geht’s: Der 2-Minuten-Drill

Es ist erstaunlich, was sich in zwei Minuten alles erledigen lässt. So können viele Nachrichten beispielsweise in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden. Wenn es sich jedoch um eine Nachricht handelt, deren Beantwortung mehr als zwei Minuten dauert, stellen Sie sie zurück. Lassen Sie versuchsweise eine Stoppuhr laufen, um ein Gefühl dafür zu erhalten, wie lang zwei Minuten sind.

Nachdem Sie die Nachricht beantwortet haben, führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

• Löschen Sie sie, wenn der Inhalt unerheblich ist.
• Legen Sie sie in einem Ihrer Referenzordner (beispielsweise im Ordner 1-Referenz) mithilfe eines QuickSteps ab.

Ich selbst arbeite lieber mit der Archivieren-Funktion statt zu löschen. Aber das muss Jede/r anhand der eigenen Arbeitsweise entscheiden.

Das waren meine wichtigsten Punkte aus dem Artikel von Microsoft zu Best Practices in Outlook. Der Artikel enthält noch weitere nützliche Hinweise zu Themen wir Delegieren, Zurückstellen, Termine und Aufgaben verwalten, Nein sagen, Kalenderverwaltung,Verwalten von Aufgaben und Effektivem Suchen. Die weiteren Punkte sind auf jeden Fall noch einen weiteren Blick wert.
Der vollständige Artikel ist hier zu finden.

Viel Spaß beim effizienten Abarbeiten deiner Mails und Aufgaben!