In der heutigen digitalen Welt sind Messaging-Apps wie WhatsApp, Signal, aber auch Facebook Messenger unverzichtbare Werkzeuge für die tägliche Kommunikation. Wir nutzen sie nicht nur, um schnell mit Freunden und Familie in Kontakt zu treten, sondern auch, um berufliche Aufgaben zu koordinieren, wichtige Informationen auszutauschen und Termine zu bestätigen. Ihre einfache Handhabung und Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten machen sie zu einer bevorzugten Wahl zum schnellen Austausch für viele Menschen.
Ich selbst nutze gerne Signal. Nicht nur, weil die App von einer gemeinnützigen Organisation entwickelt wurde („Signal is an independent nonprofit.“), sondern auch wegen einer besonders praktischen Funktion: Geplante Nachrichten.
Denn für manche Anwendungsfälle haben geplante Nachrichten einen ganz entscheidenden Vorteil. Wenn beispielsweise jemand darum bittet, morgen an eine bestimmte Aufgabe erinnert zu werden, kann das normalerweise eine etwas aufwendige Angelegenheit sein: Man müsste sich selbst eine Erinnerung setzen, zum entsprechenden Zeitpunkt selbst verfügbar sein und dann aktiv die Person kontaktieren. Mit der Funktion für geplante Nachrichten entfällt dieser Zusatzaufwand – die Erinnerung erfolgt automatisch zum gewünschten Zeitpunkt.
Wenn jemand darum bittet, an eine Aufgabe erinnert zu werden, könnte das darauf hinweisen, dass die Person gerade keine Zeit hat, diese Erinnerung in ihr eigenes Planungssystem zu integrieren. Statt dieser Person die Verantwortung wieder „aufzudrücken“, sich selbst daran zu erinnern, kann man ihr diese kleine Aufgabe abnehmen. Auf diese Weise wird ihr eine Erleichterung verschafft. Diese proaktive Unterstützung sorgt nicht nur für eine bessere Organisation, sondern verhindert auch, dass sich die Person in einer vielleicht ungünstigen Situation mit dieser zusätzlichen Aufgabe belastet fühlt – was wiederum dazu beiträgt, eine faire und angenehme Interaktion zu gewährleisten.
All das lässt sich mit einer kurzen Antwort schnell erledigen: „Klar, ich werde dich morgen daran erinnern!“ Anschließend kann man einfach eine geplante Nachricht einrichten, die zur gewünschten Zeit automatisch an die Person gesendet wird. Dazu muss nur der Senden-Button etwas länger gedrückt gehalten und der gewünschte Zeitpunkt ausgewählt werden (Helpdesk-Link).
Auch kann diese Funktion genutzt werden, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Nachricht zu einem guten Zeitpunkt beim Empfänger ankommt.
Wenn man beispielsweise weiß, dass die Partnerin oder der Partner aktuell im Cafe sitzt, mag sie oder er aktuell keinen Kopf dafür haben, ob es morgen Pasta oder Reis geben soll. Mit der Funktion der geplanten Nachricht kann man die Nachricht zu einem späteren und besseren Zeitpunkt schicken. So hat kann man die kleine Aufgabe für sich selbst abhaken und man kann es sich „sparen“, sich eine Erinnerung dafür einzurichten.
Auf diese Weise kann man ein wenig auf das gegenseitige „Digital Wellbeing“ achten.
Das im beruflichen Kontext häufig eingesetzt Microsoft Teams verfügt ebenfalls über diese Funktion (Helpdesk-Link). Wenn einem gegen Feierabend noch einfällt, dass man einen Kollegen zu einem bestimmten Thema noch befragen möchte, kann man eine Teams-Nachricht für den nächsten Tag planen anstatt es aufzuschieben. Zum Beispiel könnte man eine Nachricht verfassen wie: „Hi, hättest du heute Vormittag Zeit, dass wir über Thema XY sprechen?“ und diese dann auf den kommenden Morgen terminieren. So ist die Aufgabe „Kollege fragen“ gleich erledigt, und der Kollege wird uns sicherlich morgen im Laufe des Tages antworten.
(Falls nicht dann wird uns unser GTD-System bestimmt daran erinnern, dass wir nochmal nachfragen;) )
Auch E-Mail Dienste wie Gmail (Helpdesk-Link), Protonmail (Helpdesk-Link) und auch Outlook bieten diese Funktionalität ebenfalls.
Viel Spaß beim befreienden Planen deiner Nachrichten!