Die „Getting Things Done“-Methode von David Allen beschreibt ein Ordnungssystem für in erster Linie Tasks und To-dos. Das System bietet ein effizientes und belastungsfreies Ordnen täglicher Aufgaben, indem es für jede Art von Aufgabe den richtigen Ort schafft, um diese festzuhalten. So gewinnt man eine Übersicht über die kleineren und größeren Tasks.
Dieses Externalisieren der Aufgaben soll dazu beitragen, den Kopf frei zu haben, um die Aufgaben konzentriert angehen zu können.

„Our brains are for having ideas, not holding them.”
David Allen

Ich hatte erst Vorbehalte, ob die GTD-Methode nicht etwas umfangreich für die Planung der täglichen Aufgaben ist. Aber eigentlich handelt es sich nur um eine clevere Variante der abstrakten To-do-Listen und dem Umgang mit eingehenden Aufgaben. Das schafft sehr viel Klarheit und Gelassenheit, was dazu beiträgt, sich damit das Leben sehr zu vereinfachen.

Dabei wir die klassische To-do-Liste mit abstrakten Einträgen durch die folgenden Listen ersetzt:

• Terminkalender: Hier werden alle Punkte festgehalten, die eine zeitliche Relevanz haben, also zum Beispiel natürlich Termine.
  
• Next Steps:
  Hier soll man sich fragen, was der kleinste logische nächste Schritt ist, um eine Aufgabe zu erledigen. Dieser Schritt soll dann in die „Next Steps“-Liste eingetragen werden.
  Warst Du schon einmal in der Situation, dass Du die Arbeit wegen eines Termins unterbrechen musstest, Du aber eine Aufgabe unbedingt abschließen wolltest, damit Du sie nicht vergisst? Kennst Du dieses Gefühl, wie dein Stresslevel langsam in Dir steigt, weil Du merkst, dass Du für zu dem Anschlusstermin zu spät kommst? Diese Liste ist der Ort für Dich, wo Du in einer solchen Situation den nächsten anstehenden Schritt festhalten kannst. So hast Du die Gewissheit, dass Du an genau der Stelle wieder am Abend oder am nächsten Tag weitermachen kannst, ohne etwas zu vergessen. Für mich war das eine riesige Erleichterung!
  
  Die Liste kann man noch weiter in Kategorien unterteilen, um die Aufgaben besser zu kontextualisieren.
  
  Mögliche Kategorien könnten sein:
  • Anrufe
  • unterwegs
  • am Computer
  • zu Hause
  • Besorgungen
    
• Warten auf: Das hier ist die Erinnerungsliste. Die „Warten auf“-Liste ist für Dinge, auf die wir …warten! Sei es, weil wir auf die Erledigung einer delegierten Aufgabe durch jemand anderen warten oder weil wir bspw. darauf warten, dass etwas, das wir bestellt haben, geliefert wird und wir erst dann weitermachen können. Hier bietet sich auch eine Kategorie „Ausgeliehenes“ an, für ausgeliehene Bücher etc. wenn man die Rückgabe nicht aus den Augen verlieren möchte.
  
• Projekte: So wie die Next Steps-Liste die kleinsten Teilkomponenten enthält, ist hier Platz, um die übergeordneten Projekte festzuhalten, die man in nächster Zeit angehen möchte. Beim Sichten der Liste bietet es sich an zu prüfen, ob für alle Projekte auch ein Eintrag in der Next Steps-Liste mit dem nächsten Schritt erstellt wurde.
  
• Irgendwann/Vielleicht: Hier können Dinge festgehalten, die nicht sofort angegangen werden müssen oder können, man sie aber für irgendwann gerne festhalten möchte. Einen solchen Ort für „werd‘ ich irgendwann mal machen“-Tasks zu haben, war für mich eine der größten Befreiungen, weil man sich damit die Next Steps-Liste nicht unnötig überfrachtet.
  Das ist auch ein sehr guter Ort um deine Wünsche und Träume festzuhalten!

Hast Du wochenlang geöffnete Tabs und Mails im Posteingang, weil Du denkst, dass Du sie „irgendwann mal“ wieder gebrauchen könntest? David Allen nennt das Referenzmaterial. In diese Kategorie fallen alle Informationen auf die man zwar möglicherweise nochmal zugreifen möchte, die aber nicht direkt „actionable“ sind. Newsletter-Emails zum Beispiel könnten in diese Kategorie eingeordnet. Ein eigener Ordner für solches Referenzmaterial ist hilfreich. Die meisten E-Mail-Programme verfügen auch über Tags, was auch eine Möglichkeit wäre.
Aber auch die Flyer und Speisekarten der Lieferdienste! 😉
Ich selbst habe eine Referenzliste in Youtube für Videos, die ich angesehen (nicht vergessen aus „später ansehen“ zu entfernen!) aber noch für später speichern möchte, falls ich sie z. B. als Empfehlung gut gebrauchen kann.

Kommt nun eine Aufgabe rein, wird diese dahingehend geprüft ob sie zeitkritisch ist (-> Kalender), aus mehreren Schritten besteht (->Projekt) oder eine Abhängigkeit von jemand oder etwas anderem hat (->Warten auf).
Falls es sich um ein Projekt handelt, dann ist der nächste anstehende Schritt in der Next Steps-Liste festzuhalten.

Ein Beispiel:
Eine abstrakte Aufgabe auf der alten To-Do-Liste könnte „Fotoalbum vom letzten Urlaub erstellen“ sein. Dabei handelt es sich aber um eine Aufgabe aus mehreren Schritten (->Projekt). Ein erster Schritt könnte „Fotos auswählen“ sein (->Next Steps). Denn ohne eine Auswahl an Fotos braucht man gar nicht erst z. B. die lokale Drogerie zum Fotodruck oder den Online-Fotoservice besuchen. Hat man beim Onlinedienst den Fotodruck in Auftrag gegeben, müssen diese geliefert werden (->Warten auf), aber das Fotoalbum kann man zwischenzeitlich schon mal kaufen (->Next Steps).

IONOS hat dazu in diesem Artikel ein gutes Schaubild:

Bei der Abarbeitung sollte man sich die Fragen stellen:
Was kann ich hier und jetzt erledigen? Es wird schwierig, unterwegs zum Beispiel eine größere E-Mail zu schreiben, aber vielleicht kann man ein bis zwei Telefonate führen, um schon mal ein paar Dinge abzustimmen?!
Als nächstes sollte man sich fragen, ob man für die jeweilige Aufgabe genug Zeit zur Verfügung hat bzw. für welche Aufgaben man Zeit hat.
Dann folgt die Frage, wie viel Energie man aktuell hat. Und dann erst wird empfohlen zu prüfen, welche Aufgabe die höchste Priorität hat.
Denn die wichtigste Aufgabe bringt nichts, wenn man dafür nicht am richtigen Ort ist und keine Zeit und Energie dafür hat.
Diese Aufgabe sollte umsortiert und Zeit dafür eingeplant werden (siehe auch Timeblocking).

Die Einträge in der Next Steps-Liste sollten immer ein Fälligkeitsdatum haben. So ist für Dich immer ersichtlich, bis wann Du sie erledigt haben möchtest. David Allen empfiehlt, dass das Fälligkeitsdatum innerhalb eines Jahres liegen sollte. Aufgaben die weiter in der Zukunft fällig sind, sollten eher auf die Vielleicht/Irgendwann-Liste eingetragen werden.
Aber eigentlich sollten die Aufgaben keinen Fälligkeits-Timer haben. Vielmehr sollen die Einträge auf der Next Steps-Liste die Freiheit bieten, sie dann anzugehen, wenn sie erledigt werden können. Ich erwische mich jedoch oft dabei, dass ich für bestimmte Punkte, bei denen mir wichtig ist, dass sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden, einen Benachrichtigungs-Timer einstelle. Stichwort: Implementierungsintention.

Google Tasks bietet für diesen Zweck die Möglichkeit, für Aufgaben einen Benachrichtigungs-Zeitpunkt einzustellen. Apple’s „Erinnerungen“ bietet eine vergleichbare Funktion. Was ist, wenn man eine Aufgabe nicht zu einem selbst gesetzten Termin schafft? Dann waren andere Dinge für Dich anscheinend wichtiger als diese Aufgabe. Das ist O.K.! Lass Dich davon nicht entmutigen oder sogar stressen. Das System ist für Dich da, um einen Überblick über die anstehenden Aufgaben, ihre Wichtigkeit und ihre Fälligkeit zu erlangen. Dann heißt es wieder neu planen.

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Noch ein Satz zu, wie David Allen sie nennt, „Eingangskörben“. Dabei handelt es sich um eingehende E-Mails, Messenger-Nachrichten, eingehende Briefe oder auch die eigenen Notizen im (digitalen) Notizbuch. David Allen empfiehlt so wenig Eingangskörbe wie möglich zu haben. Also sollte man sich seine Ideen optimalerweise immer an der gleichen Stelle vermerken. Was das sein kann, ist sehr individuell. Das kann ein Notizheft sein, das Du vielleicht sowieso oft bei Dir hast, oder ein Notizen-Programm auf dem Smartphone.
Und „sammeln“ ist nicht gleichzusetzen mit „bearbeiten“! Besonders bei E-Mails empfehle ich das nicht. Denn das eigentliche Lesen, Prüfen, Bewerten und Einsortieren der Aufgaben aus besonders im beruflichen Kontext eingegangenen E-Mails kann oft in wenigen Minuten erledigt sein. Die tatsächliche Bearbeitung sollte davon losgelöst sein und entsprechend der zeitlichen Kritikalität der einzelnen E-Mails eingeplant werden.
Die GTD-Methode empfiehlt nach der sog. „2-Minuten-Regel“ kleinere Aufgaben besser direkt zu bearbeiten statt sie für später einzuplanen, damit sie gleich erledigt sind und man sie später nicht nochmal angehen muss. Das ist prinzipiell ein wünschenswerter Ansatz. Doch wenn ein „E-Mails sichten“ dahingehend ausartet, dass man mit einer großen Anzahl von 2-Minuten-Blöcken z. B. eine halbe Stunde verbringt, dann hat das sein Ziel verfehlt.

Wie oft sollte man in die Listen schauen?
So oft, dass man den eigenen Listen vertrauen kann und nichts Wichtiges übersieht. David Allen empfiehlt mindestens einmal die Woche ein Review der Listen durchzuführen, um erledigte Tasks zu streichen, Punkte z. B. von der Irgendwann/Vielleicht-Liste auf die Projekte-Liste zu setzen, usw.

Und was ist, wenn die Listen nach z. B. einer längeren Pause nicht mehr aktuell sind? Das Schöne an diesem flexiblen System ist, dass man sehr schnell wieder auf einen „aktuellen Stand“ kommen kann. Überlege Dir, was aktuell in deinem Leben ansteht und was in die Liste eingetragen werden soll und schon kannst Du wieder neu durchstarten!

Hier nochmal der Link zum Artikel dazu bei IONOS:
https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/getting-things-done-gtd

Das Buch von David Allen heißt im Deutschen „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ und ist bei Hugendubel erhältlich (Affiliate-Link).

(GTD, GETTING THINGS DONE, GTD Connect, GTD-Q, GTD Weekly Review, Mind Like Water, Ready For Anything, & Your mind is for having ideas, not holding them, are registered trademarks of the David Allen Company.)